Autores: Mihai Patru and Bradley Chargualaf *
Mihai Patru es el Director Ejecutivo de Caravanserai Project. Bradley Chargualaf es el Director de Programas de la organización.
Nuestras experiencias personales tanto al solicitar como al otorgar financiamiento en Caravanserai Project nos ha proporcionado una perspectiva única sobre estos procesos opuestos pero complementarios. Después de haber pasado por ambas situaciones, hemos identificado seis lecciones clave entre una lista interminable de cosas que debemos hacer y no debemos hacer. Algunas son el resultado de aprender de nuestros propios errores o de estrategias exitosas que hemos utilizado al buscar financiamiento, mientras que otras son observaciones que hemos notado como otorgantes de subsidios.
Las dos caras de la moneda
En Caravanserai Project, nuestro trabajo es posible en parte gracias al financiamiento proveniente de subsidios estatales y federales y contratos privados, los cuales requieren un proceso de solicitud. Hemos logrado muchos grandes éxitos: más de 3,5 millones de dólares en los últimos 2 años de subsidios y contratos como resultado de las solicitudes que desarrollamos y redactamos “in-house” (hecho por nuestra propia organización). Sin embargo, en algunos casos no lo logramos, ya sea porque no fuimos el ajuste perfecto o quizás nuestra propuesta no resonó con quienes tomaban las decisiones (de cerrar un trato).
Además, como responsables de otorgar subsidios en programas como el de California Dream Fund, de la Oficina del Defensor de la Pequeña Empresa de California (CalOSBA) y SEED 2.0, del Panel de Entrenamiento para el Empleo (Employment Training Panel), es nuestra responsabilidad evaluar minuciosamente todas las solicitudes, considerar detenidamente los puntos fuertes de cada solicitante, asegurarnos de que el proyecto propuesto se ajusta al ámbito de la subvención y evaluar la capacidad y experiencia del solicitante para utilizar eficazmente y aprovechar al máximo los fondos.
Tanto si las solicitudes tienen éxito como si no, hemos observado hábitos y patrones comunes para cada caso. A continuación presentamos seis consejos de sentido común que cualquier solicitante de subsidios debería considerar antes de pulsar el botón “enviar” en su solicitud. No requieren la intervención de ningún redactor profesional de solicitudes de subsidios, pero aumentarán sus probabilidades de éxito.
1. Busque un buen ajuste
Como en cualquier relación fructífera, tanto el solicitante como el financiador deben ser compatibles. En la mayoría de los casos, la solicitud de propuesta proporciona suficientes detalles para informar al solicitante potencial de si vale la pena aplicar o no. A veces, el donante ofrece sesiones informativas para ayudar en el proceso de solicitud. Si es así, aproveche estas oportunidades.
2. Demuestre que sabe lo que hace
Para aumentar la probabilidad de que le otorguen la subvención, explíquelo fácil, directo y preciso al responsable de otorgar la subvención, demostrando claramente el propósito de su proyecto. No hay nada más frustrante para los encargados de evaluar las solicitudes de subvención que leer documentos que no transmiten adecuadamente el ámbito de trabajo del solicitante, no identifican quiénes son sus clientes o beneficiarios, no describen la propuesta de valor de sus productos o servicios, ni mucho menos explican cómo gestionan su empresa.
Es poco probable convencer a alguien de que invierta en su trabajo si estos elementos esenciales no son claros, realistas y están respaldados por argumentos pertinentes.
3. Demostrar, no hablar: utilice el poder de los datos
No hay mejor forma de convencer y cautivar a su audiencia que aportando datos significativos y fidedignos que respalden sus afirmaciones. Utilizar un lenguaje llamativo o grandilocuente puede ser bueno para transmitir su pasión y la misión de una organización, pero la información objetiva y las pruebas tangibles convencerán al lector que en este caso será la persona encargada de otorgar la subvención.
Proporcione datos cuantitativos que demuestren lo que hace y lo que la subvención le permitirá hacer, de manera de proporcionar puntos de referencia y comparación para su audiencia que además le permitan destacar qué lo hace diferente y mejor. Muestre el impacto que ha tenido antes y, si se trata de un programa nuevo, indique cifras sobre iniciativas similares que demuestren su potencial y/o prueben su eficacia.
Sin embargo, no se enrede en demasiados detalles. También es fácil perderse en las cifras. Nadie quiere leer una estadística tras otra que no aporte ningún valor significativo a su propuesta. Piense en el financiador y sea selectivo con los datos necesarios para ayudar a contar su experiencia, respaldar sus argumentos y demostrar cómo cumplirá las expectativas del financiador.
4. Busque una inversión, no una beneficencia
Tanto como un empresario que representa a una organización sin fines de lucro como a otro representando a una organización con fines lucrativos, es muy importante que al momento de buscar y pedir financiación, enmarque su solicitud desde una perspectiva de inversión ya establecida como norma. Ningún benefactor hace una donación en dinero sin una propuesta de valor tangible. Se espera la rentabilidad de la inversión (ROI), aunque no siempre en términos financieros.
La inversión puede tener muchos impactos significativos: desde ayudar a personas desfavorecidas a mejorar sus conocimientos financieros, proporcionar a personas sin hogar acceso a baños y recursos, hasta un porcentaje de los beneficios o acciones de una empresa, etc. Infórmese bien de lo que sus posibles inversionistas valoran y esperan de su inversión, así como del tiempo que para ellos es razonable ver este retorno.
5. Manténgase relevante y conectado con el mundo
Cualquier emprendedor u organización persigue una causa porque cree firmemente que el impacto de su producto o servicio es relevante y agrega valor al mundo en que vivimos. En los tiempos que vivimos, resulta sorprendente y decepcionante leer solicitudes de empresarios y organizaciones que parecen no ser conscientes de lo que ocurre a su alrededor.
Cualquier responsable de otorgar financiamiento busca entender cómo el trabajo, la propuesta de valor, los productos y los servicios del solicitante de la subvención están en sincronía con la dinámica socioeconómica que estamos viviendo, tanto si se trata de una sociedad de responsabilidad limitada, un empresario individual o una organización sin fines de lucro.
Una recomendación que puede ser muy útil al momento de preparar una solicitud de financiamiento es informarse acerca de quiénes han sido beneficiarios en el pasado de los fondos a los que usted está interesado en obtener, de manera de identificar perfiles y patrones que tal vez usted quiera saber si cumple. Si se trata de un fondo o programa nuevo, siempre es muy recomendable que tome contacto con quien representa a la agencia o entidad a cargo de distribuir el financiamiento, pues siempre hay información clave que no necesariamente está reflejada con claridad en los requisitos de aplicación o puede tener múltiples interpretaciones.
6. Haga que valga la pena el tiempo de todos
Buscar oportunidades de financiamiento y embarcarse en el proceso de solicitud requiere compromiso, gestión del tiempo y otros recursos. Desde tomar el tiempo necesario para desarrollar la narrativa, investigar y recopilar datos que respalden las afirmaciones incluidas en una solicitud, coordinar a un equipo y evaluar múltiples escenarios de ejecución de una propuesta, hasta corregir cuidadosamente y asegurarse de que no hay errores ortográficos ni errores gramaticales, todo es importante.
Incluso, crear e incorporar cuidadosamente elementos coherentes que reflejen quién es el solicitante demuestra atención al detalle, así como confianza y respeto por quien quiera que sea el destinatario.
Es imposible abarcar la larga y extensa lista de lo que se debe y no se debe hacer a la hora de solicitar financiación. Algunas son más generales que otras y siempre es el contexto (y los requisitos específicos de una solicitud de propuestas) lo que las hace más o menos pertinentes. Además, no existe la solicitud perfecta, y el proceso de revisión está influenciado en cierta medida por las propias experiencias, expectativas e intereses de los revisores. Sin embargo, las probabilidades de obtener una subvención pueden verse incrementadas de manera importante si su solicitud está escrita con claridad, es concisa, convincente y cumple los requisitos establecidos, al tiempo que promueve tanto la iniciativa de la entidad financiadora como la del solicitante.
